Политика обработки персональных данных в ООО «Чайка-НН»

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика определяет порядок обработки персональных данных и меры по обеспечению безопасности персональных данных в Обществе с ограниченной ответственность «Чайка-НН» (далее по тексту ООО «Чайка-НН») с целью защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.

1.2. Политика служит основой для разработки локальных нормативных актов, регламентирующих в ООО «Чайка-НН» вопросы обработки персональных данных работников и других субъектов персональных данных, не состоящих с компанией в трудовых отношениях.

1.3. В Политике используются следующие основные понятия:

- персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);

- оператор - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными; в настоящей Политике это ООО «Чайка-НН».

- субъект персональных данных работники ООО «Чайка-НН», и другие субъекты персональных данных, не состоящих с компанией в трудовых отношениях;

- обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;

- автоматизированная обработка персональных данных - обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;

- информационная система персональных данных — совокупность содержащихся в базах данных персональных данных, и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;

- распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;

- предоставление персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;

- блокирование персональных данных - временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);

- уничтожение персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;

- обезличивание персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;

- конфиденциальность персональных данных - обязательное для соблюдения оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространение без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания.

1.4. Права и обязанности субъекта персональных данных.

В соответствии со статьей 14 «Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным» части 7 федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ «О персональных данных» субъект персональных данных имеет право на получение информации, касающейся обработки его персональных данных, в том числе содержащей:

1) подтверждение факта обработки персональных данных оператором;

2) правовые основания и цели обработки персональных данных;

3) цели и применяемые оператором способы обработки персональных данных;

4) наименование и место нахождения оператора, сведения о лицах (за исключением работников оператора), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с оператором или на основании федерального закона;

5) обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен федеральным законом;

6) сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;

7) порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных настоящим Федеральным законом;

8) информацию об осуществленной или о предполагаемой трансграничной передаче данных;

9) наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению оператора, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;

10) иные сведения, предусмотренные настоящим Федеральным законом или другими федеральными законами.

Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с статьей 14 частью 7 федерального закона от 27 июля 2006 года N152-ФЗ «О персональных данных»;

Субъект персональных данных обязан:

- сообщать достоверную информацию о себе и предоставлять документы, содержащие персональные данные, состав которых установлен законодательством Российской Федерации и локальными нормативными документами ООО «Чайка-НН» в объёме, необходимом для цели обработки;

- сообщать в ООО «Чайка-НН» об уточнении (обновлении, изменении) своих персональных данных.

1.5. Права и обязанности оператора персональных данных

Работники ООО «Чайка-НН», осуществляющие обработку персональных данных, вправе:

- получать документы, содержащие персональные данные;

- требовать от субъекта персональных данных своевременного уточнения предоставленных персональных данных.

Работники ООО «Чайка-НН», осуществляющие обработку персональных данных, обязаны:

- обрабатывать персональные данные, полученные в установленном действующим законодательством порядке;

- рассматривать обращения субъекта персональных данных (законного представителя субъекта персональных данных, уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных) по вопросу обработки его персональных данных и давать мотивированные ответы в срок, не превышающий 7 (семи) рабочих дней с даты поступления обращения (запроса);

- предоставлять субъекту персональных данных (законному представителю субъекта персональных данных) возможность безвозмездного доступа к своим персональным данным;

- принимать меры по уточнению персональных данных субъекта персональных данных в связи с его (законного представителя) обращением с законными и обоснованными требованиями;

- принимать меры по уничтожению персональных данных субъекта персональных данных;

- организовывать оперативное и архивное хранение документов, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

2. Цели сбора персональных данных

Обработка персональных данных осуществляется в следующих целях:

- обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации;

- осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей, в частности:
выполнение требований законодательства в сфере труда и налогообложения; ведения кадрового делопроизводства и личных дел работников;
ведения текущего бухгалтерского и налогового учёта, формирование, изготовление и своевременная подача бухгалтерской, налоговой и статистической отчётности; организации постановки на индивидуальный (персонифицированный) учет работников в системе обязательного пенсионного страхования;

- исполнения судебных актов, актов других органов или должностных лиц, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Российской Федерации об исполнительном производстве;

- регулирования трудовых отношений с работниками: трудоустройство, контроль качества выполняемой работы, обеспечение сохранности имущества, предоставления работникам отпусков и направления их в командировки, организации и оформления награждений и поощрений работников;

- обеспечения пропускного режима на территорию ООО «Чайка-НН»;

- реализации прав и законных интересов ООО «Чайка-НН» в рамках осуществления деятельности, предусмотренной Уставом.

3.Правовые основания обработки персональных данных

Правовыми основаниями обработки персональных данных является совокупность нормативных правовых актов, во исполнение которых и в соответствии с которыми ООО «Чайка-НН» осуществляет обработку персональных данных, а также на основании статей 23,24 Конституции РФ, статей 85-90 Трудового кодекса РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ, пунктов 1, 2 части 1 статьи 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, а также для осуществления и выполнения, возложенных законодательством Российской Федерации на Компанию функций, полномочий и обязанностей.

4. Объём и категории обрабатываемых персональных данных, категории субъектов персональных данных

В зависимости от целей, предусмотренных Политикой, в ООО «Чайка-НН» обрабатываются категории персональных данных, необходимые и достаточные для осуществления и выполнения возложенных на ООО «Чайка-НН» законодательством Российской Федерации обязанностей, а также указанные в формах согласия на обработку персональных данных, заполняемых субъектом персональных данных для достижения целей, указанных в п.2 настоящей Политики. Содержание и объём обрабатываемых персональных данных соответствует заявленным целям обработки. Перечень категорий ПД: ФИО, телефон, эл.почта, инн, паспортные данные, прописка, адрес фактического места жительства, снилс, сведения о воинском учете и т.п.

5. Порядок и условия обработки персональных данных

5.1. Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъектов персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

5.2. Обработка персональных данных может осуществляться с помощью средств вычислительной техники (автоматизированная обработка) либо при непосредственном участии человека без использования средств вычислительной техники (не автоматизированная обработка).

5.3. К обработке персональных данных допускаются только те работники, в должностные обязанности которых входит обработка персональных данных, либо назначенные приказом.

5.4. Указанные работники имеют право получать только те персональные данные, которые необходимы им для выполнения своих должностных обязанностей.

5.5. Обработка персональных данных осуществляется путем:

- получения информации, содержащей персональные данные, в устной и письменной форме непосредственно от субъектов персональных данных;

- предоставления субъектами персональных данных оригиналов необходимых документов;

- получения заверенных в установленном порядке копий документов, содержащих персональные данные или копирования оригиналов документов;

- получения персональных данных при направлении запросов в органы государственной власти, органы местного самоуправления, коммерческие и некоммерческие организации, физическим лицам в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

- получения персональных данных из общедоступных источников;

- фиксации (регистрации) персональных данных в журналах, книгах, реестрах и других учетных формах;

- внесения персональных данных в информационные системы;

- использования иных средств и способов фиксации персональных данных, получаемых в рамках осуществляемой деятельности.

5.6. Передача персональных данных третьим лицам допускается с письменного согласия субъектов персональных данных, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью субъектов персональных данных, а также в иных случаях, установленных законодательством Российской Федерации.

5.7. При передаче персональных данных третьим лицам в соответствии с заключенными договорами обеспечивается обязательное выполнение требований законодательства Российской Федерации в области персональных данных.

5.10. Хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных не дольше, чем этого требуют цели их обработки. При достижении целей обработки персональных данных, а также в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на их обработку персональные данные подлежат уничтожению.

5.11. Сроки хранения персональных данных в ООО «Чайка-НН» определяются в соответствии с законодательством Российской Федерации:

- персональные данные, обрабатываемые в связи с трудовыми отношениями, - в течение действия трудового договора и 75 лет после завершения действия трудового договора;

- персональные данные кандидатов на вакантные должности, в том числе и тех, кто не был оформлен на работу, - 1 год с момента вынесения отрицательного решения;

- персональные данные, в рамках заключенных гражданско-правовых договоров, - в течение 5 лет с момента завершения обязательств по договору;

6. Актуализация, исправление, удаление и уничтожение персональных данных, ответы на запросы субъектов на доступ к персональным данным

6.1. Сведения, указанные в части 7 статьи 14 Федерального закона «О персональных данных», предоставляются субъекту персональных данных или его представителю Оператором при обращении либо при получении запроса субъекта персональных данных или его представителя.

6.2. Сведения предоставляются в доступной форме, в них не включаются персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, если имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.

6.3. Если в обращении (запросе) субъекта персональных данных не отражены в соответствии с требованиями Федерального закона «О персональных данных» все необходимые сведения или субъект не обладает правами доступа к запрашиваемой информации, то ему направляется мотивированный отказ.

6.4. Запрос должен содержать данные основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя, сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с ООО «Чайка-НН» (номер договора, дата заключения договора, и (или) иные сведения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных в ООО «Чайка-НН», подпись субъекта персональных данных или его представителя.

6.5. Сведения, указанные в части 7 статьи 14 Федерального закона «О персональных данных», предоставляются субъекту персональных данных или его представителю Оператором при обращении либо при получении запроса субъекта персональных данных или его представителя. Запрос должен содержать номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с Оператором (номер договора, дата заключения договора и (или) иные сведения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных Оператором, подпись субъекта персональных данных или его представителя. Запрос может быть направлен в форме электронного документа и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

6.6. Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с частью 8 статьи 14 Федерального закона «О персональных данных» в том числе, если доступ субъекта персональных данных к его персональным данным нарушает права и законные интересы третьих лиц.

6.7. В срок, не превышающий семи рабочих дней со дня предоставления субъектом персональных данных или его представителем сведений, подтверждающих, что персональные данные являются неполными, неточными или неактуальными, ООО «Чайка-НН» вносит в них необходимые изменения.

6.8. В срок, не превышающий семи рабочих дней со дня представления субъектом персональных данных или его представителем сведений, подтверждающих, что такие персональные данные являются незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, ООО «Чайка-НН» уничтожает такие персональные данные.

6.9. ООО «Чайка-НН» уведомляет субъекта персональных данных или его представителя о внесенных изменениях и предпринятых мерах и принимает разумные меры для уведомления третьих лиц, которым персональные данные этого субъекта были переданы.

6.10. ООО «Чайка-НН» обязано сообщить в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных по запросу этого органа необходимую информацию в течение тридцати дней с даты получения такого запроса.

6.11. Согласие на обработку персональных данных может быть отозвано субъектом персональных данных.

6.12. В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку его персональных данных ООО «Чайка-НН» прекращает их обработку или обеспечивает прекращение такой обработки (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Оператора) и в случае, если сохранение персональных данных более не требуется для целей обработки персональных данных, уничтожает персональные данные или обеспечивает их уничтожение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Оператора) в срок, не превышающий тридцати дней с даты поступления указанного отзыва, если иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, иным соглашением между Оператором и субъектом персональных данных либо если ООО «Чайка-НН» не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных» или другими федеральными законами.

6.13. Персональные данные подлежат уничтожению в следующих случаях и в указанные сроки:

1) по достижению целей обработки - в 30-дневный срок;

2) в случае утраты необходимости достижения целей обработки - в 30-дневный срок;

3) в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных - в 30-дневный срок, если иной не предусмотрен федеральными законами, договором или соглашением между ООО «Чайка-НН» и субъектом персональных данных;

6.14. В случае отсутствия возможности уничтожения персональных данных в течение вышеуказанного срока ООО «Чайка-НН» осуществляет блокирование таких персональных данных или обеспечивает их блокирование (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Оператора) и обеспечивает уничтожение персональных данных в срок не более чем шесть месяцев, если иной срок не установлен федеральными законами.

6.15. В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных ООО «Чайка-НН» вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных при наличии оснований, указанных в части 2 статьи 9 Федерального закона «О персональных данных».